2018年より、フリーランスマネジメントシステム『pasture（パスチャー）』を通して、出版社をはじめとするメディア業界はもちろん、各社の取引DX支援のプロダクト開発・提供を行なっている株式会社エン・ジャパン。同社で『pasture』のマーケティングを担当する山本氏が、働き方の多様化や法制度のアップデートを踏まえた取引のDXについて解説しました。
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取引を取り巻く環境の変化
2020年に発令された緊急事態宣言下、多くの企業が出社制限によりワークフローをオンラインに切り替えることを余儀なくされ、人々の働き方は大きく変化しました。時は流れ現在、リモートワークをベースにした働き方に舵を切る企業が増える一方、組織の一体感が失われるリスクを感じ出社日を定める企業も出てきています。同氏は「コロナは一つのきっかけにすぎず、今後どのような外部環境の変化が起こるかは未知数。変化に対して柔軟に対応できる状態を作ることが求められています」と話します。
メディア業界において予定されている未来の変化として、同氏は2023年の10月から2024年頭にかけてアップデートされる、「電子帳簿保存法」と「インボイス制度」を挙げます。電子帳簿保存法は2022年からの猶予期間を経て2024年から取引書面の電子保存が必須となり、経理担当者だけでなく外部に発注を行う担当者にも関わる変更です。2023年に変更予定のインボイス制度は、フリーランスなどの取引先が課税事業者もしくは免税事業者かによって、請求書のフォーマットの正誤を確認していく作業が発生します。
また、「下請法（下請代金支払遅延等防止法）」にも変更が加わる可能性が。同法では外注先への支払い遅延を防止、著しく低い金額を提示しないこと、定められた書面を発行するなどの禁止事項や義務が定められていますが、適応が変更され、フリーランスと取引のあるすべての企業が対象になる可能性が出てきたといいます。「時代に合わせアップデートされる法律に、媒体社だけでなく取引先も含めて変化に対応していかなければならないことを心に留めておく必要がある」と同氏は説明しました。
そして、議題は環境変化で生じる出版・メディア業界の課題へ。業務のオンライン化ニーズが高まるも、稟議書や経費申請が紙であることを前提にワークフローが組まれていた企業は承認に多くの時間を費やす事態に陥り、柔軟な働き方へのシフトが困難という事実が浮き彫りになりました。特に請求書は、支払い遅延が起これば下請法に抵触するというリスクもはらみます。働き方の変化や法律のアップデートに伴ってその都度自社で調査を行い、オペレーションを再構築して社内周知するのは非常に大変な作業。同社プロダクトのpastureなら取引のDX化に貢献でき、生産性向上にも大きく寄与するとのことで、企業の導入事例へ話題は移ります。
取引DXを何からはじめるべきか
すでに大手媒体社やその一部署で導入されているpasture。とある出版社では、発注状況が担当者以外把握できない、紙の請求書のシステムへ転記とそれによるミス、請求書が届かず経理担当者の心理的負担が多いなどの課題を抱えていましたが、発注～請求書回収までカバーしているpastureを導入し、案件や発注の一元管理から転記ミスの低減、作業時間の削減を成し遂げることができたといいます。
また、下請法に準拠した発注フローを組んでも担当者の対応が徹底されず、管理部で支払い状況の詳細が把握できないことから支払い漏れトラブルも発生していたという媒体社では、pastureを導入することで法令対応や内部業務整備を実現。中長期でガバナンスの強化と効率性、保守性を担保しながら変化に対応できる体制を構築できたといいます。
取引先にもアカウントを発行してもらうことで統一フォーマットでの請求書回収ができ、発注書の送受信がプラットフォーム上で一元管理できるようになるため、フリーランスや外注先との協働が多いメディア業界の業務効率化に大きく貢献する同システム。社内エンジニアがコア事業に注力できるよう、バックオフィスのDXとして導入する企業も多いそうです。
同氏は改め、pastureを「働き方の変化に対応し、デジタル化推進および法制度のアップデート対応のためのクラウドサービス」と紹介。クチコミサイト「ITレビュー」において9期連続でマーケットリーダーの称号を獲得し、2022年8月からは紙の請求書の受領代行やAIを搭載した請求書の回収機能をリリースしたことで、法人、個人に関わらずあらゆる発注・請求書の管理が可能となったと力を込めます。
取引先との発注・請求書面は電子取引のため、電子帳簿保存法への対応は言うまでもなく、インボイス制度に対応した請求書体制の構築やそれに適した請求書フォーマットの作成も可能に。下請法に関しても依頼の内容を示した３条書面の交付、取引内容のログである５条書面の作成と保存、必要な書類の入力や支払い期日を守るために作業漏れ防止の機能などを備えるなど、メディア業界に大きく関わる３つの法律アップデートの対応に万全を期しているとのことです。「経理だけではなく発注部門での導入をサポートする有人のチャット機能や、ルーティン作業を削減するための定期発注機能など発注や請求の全ての関係者の業務効率化ができる機能を備えていますので、取引のDXに関心のある媒体社はぜひお問い合わせください」と締めくくりました。
